บทความเรื่อง  การตรวจสอบพัสดุประจำปี

                                                                           โดย  นายนิวัตต์   เรืองณรงค์

นักวิชาการพัสดุ  สำนักวิทยบริการ

การตรวจสอบพัสดุประจำปี

              1.  ก่อนวันที่ 30 กันยายน ของทุกปีให้หัวหน้าส่วนราชการออกคำสั่งแต่งตั้งเจ้าหน้าที่คนหนึ่งหรือหลายคนตามความจำเป็น ซึ่งมิใช่เป็นเจ้าหน้าที่พัสดุ เพื่อทำการตรวจสอบการรับจ่ายพัสดุงวดตั้งแต่วันที่  1 ตุลาคมปีก่อน   จนถึงวันที่ 30 กันยายน  ปีปัจจุบัน และตรวจนับพัสดุประเภทที่คงเหลืออยู่เพียงวันสิ้นงวดนั้น ตามระเบียบฯ ข้อ 155

              2.  เมื่อคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปีที่ได้รับแต่งตั้ง  จะต้องดำเนินการตรวจสอบพัสดุโดยเริ่มตั้งแต่วันทำการแรกของเดือนตุลาคมเป็นต้นไป ว่าการรับจ่ายถูกต้องหรือไม่ พัสดุคงเหลือมีตัวอยู่ตรงตามบัญชีหรือทะเบียนหรือไม่  มีพัสดุใดชำรุด เสื่อมคุณภาพ หรือสูญไป เพราะเหตุใด หรือพัสดุใดไม่จำเป็นต้องใช้ในราชการต่อไป   แล้วให้เสนอรายงานผลการตรวจสอบต่อผู้แต่งตั้งภายใน 30 วันทำการนับแต่วันเริ่มดำเนินการตรวจสอบพัสดุ  โดยรายงานผลการตรวจสอบพัสดุทั้งวัสดุและครุภัณฑ์ให้หัวหน้าส่วนราชการ  และหัวหน้างานพัสดุ  ทราบต่อไป

              3.  เมื่อผู้แต่งตั้งได้รับรายงานผลการตรวจสอบพัสดุประจำปี   ให้ส่งรายงานไปยังสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินส่วนภูมิภาค จำนวน 1 ชุด    โดยจัดส่งไปเฉพาะคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปีและรายงานผลการตรวจสอบพัสดุ สำหรับรายการพัสดุที่ชำรุด เสื่อมสภาพหรือสูญไปให้เก็บไว้รอการตรวจสอบที่หน่วยงาน

              4.  เมื่อหัวหน้าส่วนราชการ ได้รับรายงานดังกล่าวและปรากฏว่ามีพัสดุชำรุด เสื่อมสภาพ หรือสูญไปหรือไม่จำเป็นต้องใช้ในราชการต่อไป ก็ให้แต่งตั้งคณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง  เว้นแต่กรณีที่เห็นได้ว่าเป็นการเสื่อมสภาพเนื่องมาจากการใช้งานตามปกติ หรือสูญไปตามธรรมชาติ ให้หัวหน้าส่วนราชการพิจารณาสั่งการให้ดำเนินการจำหน่ายต่อไปก็ได้   

              5.  เมื่อหัวหน้าส่วนราชการได้รับรายงานผลการสอบหาข้อเท็จจริงจากคณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง ปรากฏว่าพัสดุใดหมดความจำเป็นหรือหากใช้ในการปฏิบัติราชการต่อไปจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากให้เจ้าหน้าที่พัสดุเสนอรายงานต่อหัวหน้าส่วนราชการ เพื่อพิจารณาสั่งการให้ดำเนินการจำหน่ายตามวิธีที่ระเบียบพัสดุ  ข้อ  157   กำหนดไว้ ดังนี้

                     5.1   ขายให้ดำเนินการขายโดยวิธีทอดตลาดก่อน   เว้นแต่การขายพัสดุครั้งหนึ่งซึ่งมีราคาซื้อหรือได้มารวมกันไม่เกิน 100,000 บาท จะขายโดยวิธีตกลงราคาโดยไม่ต้องทอดตลาดก่อนก็ได้

                    5.2   แลกเปลี่ยน  กับส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ องค์การปกครองส่วนท้องถิ่น

                     5.3   โอน ให้ส่วนราชการอื่น  รัฐวิสาหกิจ องค์การปกครองส่วนท้องถิ่น

                   5.4   แปรสภาพหรือทำลาย  การแปรสภาพ เช่น เก้าอี้นักเรียนชำรุด จำนวน 10 ตัว ก็นำขาและพนักพิงมาแปรสภาพจัดทำเป็นเก้าอี้ตัวใหม่  หรือนำเครื่องพิมพ์ดีดที่ชำรุดใช้งานไม่ได้มาแปรสภาพเป็นวัสดุฝึกแต่ถ้าหากโดยสภาพของพัสดุผุพัง ไม่สามารถนำไปแปรสภาพได้ก็ให้ทำลายโดยการเผา หรือ ฝัง เป็นต้น

          เงินที่ได้จากการจำหน่ายพัสดุ  ให้ถือปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยวิธีการงบประมาณ หรือข้อตกลงในส่วนที่ใช้เงินกู้หรือเงินช่วยเหลือ แล้วแต่กรณี ตามระเบียบฯ ข้อ 158  โดยปกติจะนำเงินจากการจำหน่ายพัสดุ ส่งแผ่นดินซึ่งถือเป็นรายได้แผ่นดิน ไม่ว่าพัสดุนั้นจะซื้อมาด้วยเงินรายได้  หรือ เงินแผ่นดิน

              การจำหน่ายพัสดุเป็นสูญ   ในกรณีที่พัสดุสูญไปโดยไม่ปรากฏตัวผู้รับผิดหรือมีตัวผู้รับผิดแต่ไม่สามารถชดใช้ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยความรับผิดทางแพ่งของเจ้าหน้าที่ส่วนราชการ  หรือมีตัวพัสดุแต่ไม่สามารถดำเนินการจำหน่ายตามวิธีตามข้อ 1.1-1.4  ได้ ก็ให้จำหน่ายเป็นสูญ       ถ้าพัสดุนั้นมีราคาซื้อหรือได้มารวมกันไม่เกิน  500,000  บาท ให้หัวหน้าส่วนราชการเป็นผู้พิจารณาอนุมัติได้เลย ถ้าพัสดุมีราคาซื้อรวมกันเกิน  500,000  บาท  ให้อยู่ในอำนาจของกระทรวงการคลังหรือส่วนราชการที่กระทรวงการคลังมอบหมายเป็นผู้พิจารณาอนุมัติ  ตามระเบียบฯ ข้อ 159

              6.  การลงจ่ายออกจากบัญชีหรือทะเบียน หลังจากที่ได้ดำเนินการจำหน่ายแล้ว ให้เจ้าหน้าที่พัสดุลงจ่ายพัสดุออกจากบัญชีหรือทะเบียนทันที  แล้วแจ้งให้กระทรวงการคลัง และสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินภูมิภาค ทราบภายใน 30 วันนับแต่วันลงจ่ายพัสดุ

รายการเอกสารหลักฐานการจำหน่ายพัสดุประจำปี  ที่จะต้องแจ้งให้กระทรวงการคลังและสำนักงาน

ตรวจเงินแผ่นดิน  ทราบ  ให้ส่งสำเนาเอกสาร ดังนี้   (ส่งอย่างละ 1  ชุด)

              1.  คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำ

              2.  รายงานผลการตรวจสอบพัสดุประจำปี

              3.  คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง

              4.  รายงานผลการสอบหาข้อเท็จจริง

              5.  รายงานขออนุมัติจำหน่าย พร้อมวิธีการจำหน่ายและคำสั่งอนุมัติให้จำหน่าย

              6.  คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการจำหน่ายพัสดุ

              7.  รายงานผลการจำหน่ายพัสดุ

              8.  สำเนาใบเสร็จรับเงินที่แสดงการนำเงินส่งเป็นรายได้แผ่นดิน

หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบและการจำหน่ายพัสดุประจำปี

1.  หน้าที่ของหัวหน้าส่วนราชการ หรือ ผู้ที่ได้รับมอบอำนาจ

          1.1 แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ตรวจสอบ หรือคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปี ตามระเบียบพัสดุฯ ข้อ 155  (ห้ามแต่งตั้งเจ้าหน้าที่พัสดุเป็นกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปี)

              1.2 พิจารณารายงานผลการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบพัสดุประจำปี

              1.3 กรณีมีพัสดุชำรุดเสื่อมสภาพ และเห็นได้อย่างชัดเจนว่าเป็นการเสื่อมสภาพ เนื่องจากการใช้งานตามปกติ หรือสูญหายไปตามธรรมชาติ  ให้หัวหน้าส่วนราชการพิจารณาสั่งการให้ดำเนินการจำหน่ายต่อไปได้โดยไม่ต้องแต่งตั้งคณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง

              1.4 กรณีที่เห็นได้ชัดเจนว่ามีพัสดุชำรุด  เสื่อมสภาพเนื่องมาจากการใช้งานตามปกติ หรือสูญไปตามธรรมชาติหรือไม่จำเป็นต้องใช้ในราชการต่อไป  หัวหน้าส่วนราชการพิจารณาสั่งการให้ดำเนินการจำหน่ายต่อไป

              1.5 แต่งตั้งกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง (ตามระเบียบฯ ข้อ 156)

              1.6 พิจารณารายงานผลการสอบหาข้อเท็จจริง จากกรรมการฯ

                   - กรณีไม่ต้องหาตัวผู้รับผิดทางแพ่ง  สั่งการให้เจ้าหน้าที่พัสดุ  ตรวจสอบสภาพพัสดุและเสนอวิธีการจำหน่าย  แล้วพิจารณาอนุมัติให้จำหน่าย  แจ้งให้กระทรวงการคลังและสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินภูมิภาคทราบต่อไป

                      - กรณีต้องหาตัวผู้รับผิดทางแพ่ง  ให้แต่งตั้งคณะกรรมการสอบสวนหาผู้รับผิดทางแพ่ง

2.  หน้าที่ของเจ้าหน้าที่พัสดุ

              2.1 จัดเตรียมรายการทะเบียนครุภัณฑ์ของหน่วยงาน และเอกสารที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วนเพื่อการตรวจสอบของคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปี

              2.2 อำนวยความสะดวกให้กับคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปี ในการตรวจสอบพัสดุ

              2.3 เสนอความเห็นเกี่ยวกับวิธีการจำหน่ายพัสดุ  ชำรุดเสื่อมสภาพ  เพื่อให้หัวหน้าส่วนราชการพิจารณาสั่งการ

              2.4 เสนอแต่งตั้งคณะกรรมการจำหน่ายพัสดุ ชำรุดเสื่อมสภาพ ต่อหัวหน้าส่วนราชการ

          2.5 ลงจ่ายพัสดุฯ  ตามที่ได้รับการอนุมัติให้จำหน่ายออกจากบัญชีหรือทะเบียน

              2.6 รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง กับการตรวจสอบพัสดุประจำปี รายงานให้ กระทรวงการคลังและสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินทราบ 

3.  หน้าที่กรรมการตรวจสอบพัสดุ

               3.1 ตรวจการรับการจ่ายของพัสดุ  ของงวดตั้งแต่วันที่  1  ตุลาคม  ปีก่อน ถึง  30  กันยายน  ปีปัจจุบัน ว่าถูกต้องหรือไม่

              3.2 ตรวจนับจำนวนวัสดุคงเหลือ  ณ  วันที่  30  กันยายน  เฉพาะวัสดุที่ยังไม่เบิกไปใช้ว่าคงเหลือตางตามบัญชีวัสดุหรือไม่  (วัสดุที่ยังไม่ได้นำไปใช้)

              3.3 ตรวจนับจำนวนครุภัณฑ์ที่มีอยู่ทั้งในหน่วยงาน  ณ วันที่  30  กันยายน  ว่ามีครุภัณฑ์คงเหลือและมีความถูกต้องตามทะเบียนครุภัณฑ์ที่ได้บันทึกไว้หรือไม่  และตรวจสภาพของครุภัณฑ์ที่มีอยู่ทั้งหมดในหน่วยงานว่ามีความชำรุด เสื่อมสภาพ  หรือสูญไป  เพราะเหตุใด  หรือพัสดุใดไม่จำเป็นต้องใช้ในราชการ

              3.4 จัดทำรายงานผลการตรวจสอบพัสดุประจำปี   ต่อผู้แต่งตั้ง  ภายใน 30  วันทำการ  โดยนับตั้งแต่วันเริ่มดำเนินการตรวจสอบพัสดุ

4.  หน้าที่ของคณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง

              4.1 ตรวจสอบสภาพพัสดุ  ที่ชำรุด เสื่อมสภาพ  สูญไป หรือไม่จำเป็นต้องใช้ในราชการ  ตามที่คณะกรรมการตรวจสอบพัสดุ เสนอหรือไม่

                4.2 พิจารณาว่าพัสดุแต่ละรายการที่ชำรุด  เสื่อมสภาพ  หรือสูญไป นั้น  เพราะสาเหตุใด  และต้องมีผู้รับผิดทางแพ่งหรือไม่  โดยสอบถามจากบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการใช้พัสดุนั้น  และจะต้องตรวจสอบหลักฐานที่เกี่ยวข้อง  เช่น  การซ่อมแซม  บำรุงรักษาพัสดุนั้น